Wist je dat 70% van de technologische projecten in de zorgsector faalt door gebrek aan adequate voorbereiding? Je staat aan de start van een grote technologische verandering binnen jouw zorgorganisatie. De technische implementatie staat klaar en alles lijkt geregeld. Maar heb je echt overal aan gedacht? Hoe gaan de eindgebruikers reageren? Heb je ze vanaf het begin betrokken in het proces?
Een perfecte technische implementatie, en dan?
Je technische implementatie verloopt perfect, het had niet beter kunnen gaan. De systemen werken en het hele projectteam is enthousiast. Maar wat nu? De adoptie van de nieuwe technologie binnen de organisatie verloopt niet zoals je had gehoopt. Eindgebruikers zijn niet enthousiast en weigeren te werken met de nieuwe systemen. Ze raken geïrriteerd en het project loopt flinke vertraging op. Wat uiteindelijk zorgt voor een hoop extra kosten.
Het lijkt misschien overdreven, maar vanuit de markt zien wij dit nog te vaak gebeuren: een goede technische implementatie, maar veel weerstand tijdens het adoptieproces. Waar ligt dit aan? Nog veel belangrijker, hoe kunnen we dit voorkomen?
De risico’s van slechte voorbereiding
Slechte voorbereiding zorgt bij elk soort project voor grote risico’s. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 70% van de technologische projecten in de zorgsector falen door gebrek aan adequate voorbereiding. Dit resulteert niet alleen in vertragingen en inefficiënties, maar ook in aanzienlijke kostenoverschrijdingen die het budget van de zorgorganisatie kunnen ontwrichten. Bovendien kan het de kwaliteit van de zorg en het vertrouwen van zowel eindgebruikers als stakeholders aantasten.
Verhoogde kosten: Gebrekkige planning en beleid leiden vaak tot extra kosten door vertragingen en inefficiënte processen. In feite kunnen ongeplande kosten tot 30% van het projectbudget uitmaken, vooral als gevolg van herstelwerkzaamheden en vertraagde opleveringen.
Weerstand van eindgebruikers: Zonder tijdige en effectieve communicatie voelen eindgebruikers zich niet serieus genomen. Dit leidt tot verzet en lage acceptatie van nieuwe technologieën, wat de uiteindelijke doelstellingen van het project in gevaar brengt.
Data- en beveiligingsproblemen: Onvoldoende duidelijke data-classificaties en migratieplannen kunnen leiden tot fouten en ernstige beveiligingsrisico’s, wat niet alleen de reputatie van de zorgorganisatie schaadt, maar ook kan leiden tot juridische complicaties.
Verlies van vertrouwen: Het niet tijdig betrekken van eindgebruikers en stakeholders kan leiden tot een aanzienlijk verlies van vertrouwen en steun voor het project, wat de verdere acceptatie en implementatie van nieuwe technologieën bemoeilijkt.
Kwaliteitsverlies van zorg: Inefficiënties en fouten in de implementatie kunnen direct de kwaliteit van de zorg beïnvloeden, met mogelijke risico’s voor patiëntveiligheid. Studies tonen aan dat een slechte voorbereiding kan leiden tot 50% meer fouten in de zorgverlening gedurende de eerste maanden na implementatie.
Een glashelder beleid: onmisbaar!
Veel organisaties maken de fout te snel te willen gaan zonder de nodige voorbereiding. Het is belangrijk om eerst een duidelijk beleid op te stellen voordat de technische implementatie plaatsvindt.
Een goed beleid moet onder andere bestaan uit gedetailleerde data-classificatie en migratieplannen, gebruikersrichtlijnen, beveiligingsmaatregelen, communicatiebeleid en feedbackmechanismen. Door het beleid zorgvuldig op te stellen, kunnen zorginstellingen veelvoorkomende valkuilen vermijden en zorgen voor een soepele en succesvolle implementatie van nieuwe technologieën.
Betrek je eindgebruikers
Weerstand bij eindgebruikers is een veelvoorkomend obstakel. Gebrekkige communicatie zorgt voor onzekerheid en verzet. Het betrekken van eindgebruikers vanaf dag één is daarom van groot belang. De eerste indruk van een project is bepalend voor de acceptatie. Inventariseer hun wensen en behoeften en toon hoe de nieuwe technologie het werk kan vereenvoudigen.
Wanneer dit niet gebeurt, voelen medewerkers zich niet serieus genomen en is er een risico dat zij minder bereid zijn om veranderingen te accepteren. Studies tonen aan dat het betrekken van eindgebruikers vanaf het begin de acceptatie met wel 40% kan verhogen en de doorlooptijd van het implementatieproces kan verkorten met 30%.
Onze aanpak voor een succesvolle adoptie
Om de adoptie van nieuwe technologie binnen een organisatie succesvol te laten verlopen werken wij met ervaren projectleiders en local support teams.
Een local support team is een groep (externe) IT-professionals die specifiek is toegewezen om de implementatie en adoptie van nieuwe technologieën binnen een organisatie te ondersteunen, coördineren en realiseren.
Dit team fungeert als een brug tussen de technische implementatie en de dagelijkse gebruikers van de technologie wat cruciaal is voor een soepele integratie en acceptatie.
Wil je weten hoe wij je kunnen helpen bij een succesvolle adoptie van nieuwe technologische implementaties binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met een van onze IT & Healthcare business managers. Zij helpen je graag verder.